1/ Organisation Pratique :
• Notre 3ème collecte auxerroise se déroulera de 10h à 19h à la Salle Vaulabelle à Auxerre, le Jeudi 22 Janvier 2015.
• Dès à présent, l’EFS nous propose de prévoir la date pour 2016 au jeudi 21/1/2016
• L’organisation de la salle sera la même et nous n’aurons donc pas besoin de visiter de nouveau le site.
• La mise à disponibilité de la salle est prévue la veille pour l’installation, mercredi 21/1/2016 de 15h à 18h et le rangement le lendemain matin de 8h à 11h, soit le vendredi 23/1/2016 ...
• L’accès :
◦ stationnement : stationnement réservé d’une dizaine de places devant la Salle Vaulabelle , L’EFS (Sandrine MILLIARY) se charge de demander à la municipalité
▪ un arrêté municipal
▪ matérialisation des emplacements la veille par ruban et affichage de l’arrêté
◦ transport en navette (toutes les 20mn, arrêt à Vaulabelle existe)
2/ Médias et Communication :
• Il n’y aura pas de campagne d’annonce médiatique nationale.
• Nous réaliserons à nouveau une enquête pour connaître le mode d’information pour chaque donneur, comme l’an passé (nous n’avons pas renouveler le spot cinéma pour cette raison : O% de retour)
• Supports papiers
=> les affiches seront les mêmes que l’an passé avec remplacement de la mention « Animations diverses » par « Prévention Santé »
L’EFS Bourgogne-Franche-Comté se propose de nous fournir les supports médiatiques comme l’an passé, et nous les en remercions . Nous en modifions le nombre :
◦ 500 affiches format A4 (au lieu de 200)
◦ une trentaine d’affiches de grande taille pour le libre affichage en ville, de dimension 60x80 .
◦ la trentaine d’affiches pour les panneaux de l’Agglomération de Communes, à la dimension qu’ils imposent (175 x110) sera fournie gracieusement par la Communauté de Communes.
La date réservée pour notre affichage (Alain GARDE) est fixée aux semaines 3 et 4, soit du lundi 12/1/2016 au dimanche 25/1/2016.
◦ 5000 Flyers.
=> nous proposons que chacun et chaque membre de club mette une Affiche A4 sur une vitre de sa voiture
• Campagne Médias :
Les médias seront contactés directement par l’EFS de Dijon/Service Communication (Marina LEDOUX) qui leur adressera un communiqué de presse. Les coordonnées des médias sont transmises à Marina par Sandrine MILLIARY et Alain GARDE
◦ Mairie : pour parution sur Auxerre Mag de janvier > envoyer avant le 10/12
◦ « Yonne Républicaine »
◦ Auxerre TV
◦ FR3 Bourgogne
◦ France Bleu
Pour que nous puissions les envoyer aux autres contacts, Marina nous adressera en temps utile : Newsletter, Communiqué de presse et Affichette en pdf
=>Commerces , nos Contacts (Amis, relations, Club-Services..)
• Banderoles :
◦ Nous disposerons de 5 banderoles de 4m x1m (avec les logos de l’EFS, Innerwheel, Rotary, Rotaract, Intermarché, Ville d’Auxerre
◦ Points stratégiques pour les poser : Salle Vaulabelle/FJT, Ronds-Points de l’Europe et/ou de la Rocade vers Monéteau + Rond-Point de la Porte de Paris, Entrée de la rue du Temple
=> autorisations à demander à la ville d’Auxerre, services techniques (EFS)
3/ Animation Salle et Ville :
• Volontaires déguisés en « globules » pour distribution de Flyers (EFS)
• Podium scène : « Aquarium » en rétro-projection par DVD ou bien en « Mur d’Image » si cela est possible + musique « cool » (chants d’oiseaux ?) (Nicole et Jean-Paul MARTIN)
• Enfants : DVD/TV/Dessins animés (sur Ordi Alain GARDE) , Objets promotionnels de type « goodies »(EFS)
• Salle d’attente : le DVD sur l’EFS est récusé, car bruyant, tourne en boucle et est peu ou pas regardé...
• Un mini-salon « prévention santé » est proposé . Il complétera les 2 stands que nous avions invités (UNICEF et AIDEC) . Nous avons l’accord d’ADOT (Don d’organes) , d’Yonne-Diabète, d’un opticien du Rotary-Club St Germain. Nous attendons les réponses de Tabagir.
Ces Stands s’installeront, dans la mesure du possible, dans l’avant-salle, au niveau du vestiaire.
4/ Décoration, Fléchage :
• Plan de circulation dans la salle : à l’identique/ l’an passé + magazines à prévoir à l’endroit des sièges d’attente.
• Roues des Clubs-Services, Panneau de l’InterMarché, des ADSB, de l’EFS (Ballons Déco, kakémonos...)
• Fléchage en Ville et aux abords d’Auxerre : les ADSB avec des panneaux, les « Gouttes de sang »
=>pour ce qui est des Kakémonos, nous en avions eu 3 en 2013 et nous ne les avons pas retrouvé ensuite. Nous envisageons de les faire réaliser sur Auxerre et nous demandons un devis (Jean-François HAMELIN). Nous discuterons ensuite du financement.
5/Logistique Buffet :
La collation est prise en charge par Nino FACCHINI (Directeur d’Intermarché) qui nous avait été déjà été d’une aide essentielle l’an passé.
Il est demandé aux membres des clubs de contribuer par la confection de tartes, de gâteaux, galettes des rois, beignets, cakes ou autres ?
La machine à café : JP MARTIN s’en occupe (?)
6/ Gestion des bénévoles
pendant toute la journée de notre opération, il est souhaitable qu’il y ait en permanence entre 3 et 6 bénévoles présents
• pour tenir le stand de la collation, pour garder les enfants des mamans qui viendraient donner leur sang (TV/Vidéo , dessin et crayons,...)
• penser à prendre les gilets distinctifs ...si vous en avez (EFS, Donneurs, Rotaract , Rotary, InnerWheel )
La prochaine réunion a été fixée en commun :
elle se déroulera le Mercredi 3 décembre 2014
toujours à l’EFS, Bd de Verdun, à 18h
Chers amis,
Mobilisons-nous pour le succès de cette troisième campagne
Comme l’an passé, nous devons nous rappeler les trois objectifs de cette action MSPLA :
donner son sang pour sauver des vies
inciter et développer le don du sang auprès des Jeunes Générations
faire connaître l’action généreuse et humanitaire de nos Associations qui s’impliquent fortement pour cette journée.
Merci d’avance à Tous.
Très Amicalement
Alain GARDE Dr Véronique DROIN
Rotary-Club d’Auxerre Responsable du prélèvement EFS d’Auxerre
Jean-Paul MARTIN Josy HAMEL
Rotary-Club Saint-Germain Club Innerwheel
Emilie JACK Sandrine MILLIARY
Rotaract Référente Promotion du Don EFS
Organisation de Collectes
